Vivier de candidatures : exemple d'un chabot IA pour préqualifier un vivier existant

Les viviers de candidatures vieillissent vite. Mobilité, nouvelles compétences, changement de projet professionnel : les informations évoluent alors que les bases restent souvent figées. Dans cet article, découvrez comment Hippolyte.ai a réactivé un vivier de candidats grâce à un chatbot IA de recrutement connecté à l’ATS.

Les prérequis avant toute activation de votre vivier de candidatures

Respecter le RGPD

Avant d'activer votre vivier de candidatures, une règle s'impose : votre vivier doit être conforme au RGPD et aux recommandations de la CNIL en matière de recrutement. Concrètement, trois points sont à vérifier avant toute relance :

Segmenter le vivier en amont pour répondre aux bons besoins

Un vivier de candidats n'est pas homogène.

Il rassemble des candidats venus d'horizons différents avec des niveaux d'engagement variables, des attentes parfois éloignées et des profils qui ne répondent pas aux mêmes besoins que votre entreprise. Sans segmentation, activer ce vivier revient à parler à tout le monde et donc à ne parler vraiment à personne.

Il s'agit ici de mettre un peu de logique dans la base existante :

• par métier

• par zone géographique

• par type de poste

• par niveau d'expérience

• ou selon l'origine des candidatures (jobboards, réseaux sociaux, candidatures spontanées, site carrière)

Autant de critères simples qui permettent de mieux comprendre à qui on l'adresse. Ce paramétrage change tout et permet aux recruteurs de proposer des opportunités plus pertinentes sans perdre de temps à trier manuellement des listes trop larges. Côté talents, il évite les sollicitations hors sujet, souvent mal perçues.

Un vivier bien segmenté devient avoir levier activable et une ressource alignée sur les besoins réels de vos recrutements.

Choisir le bon canal pour contacter les candidats

Une fois le vivier cadré et segmenté, la question devient très concrète : comment reprendre contact ?

Email ou SMS : le choix paraît anodin, mais il change beaucoup de choses. L'un est plus adapté à un message détaillé sur un poste précis, l'autre plus efficace pour déclencher une action rapide. Le bon canal dépend en réalité de trois facteurs : le volume de votre vivier, le niveau d'engagement des candidats et l'urgence du besoin.

Comment réactiver votre vivier grâce à un chatbot de recrutement intelligent

Activer un vivier de candidats ne signifie pas simplement relancer des profils dormants.

Cela suppose de reconnecter des candidats déjà connus avec des opportunités réellement pertinentes, au bon moment, sans recréer de friction dans le parcours.

Dans ce cas concret, Hippolyte.ai a accompagné une entreprise disposant d’un vivier existant, mais peu activé, en s’appuyant sur un chatbot de recrutement conversationnel connecté à l’ATS. L’objectif n’était pas de “pousser” des offres, mais de laisser les candidats exprimer leurs intentions, qualifier leur recherche et se positionner librement sur les opportunités ouvertes.

Le workflow ci-dessous illustre comment l’IA permet de transformer un vivier passif en candidatures actives, en quelques étapes simples et automatisées.

Ce workflow repose sur une logique simple : partir des besoins de recrutement réels, redonner la main au candidat et laisser l’IA faire le lien entre les deux.

Pour mieux comprendre comment cette activation du vivier s’opère concrètement, revenons étape par étape sur la mise en place du dispositif, depuis les postes à pourvoir jusqu’à la création d’une candidature active dans l’ATS.

_____Étape 1 : Partir des offres d'emploi à pourvoir

Le point de départ n'est pas le vivier mais bien les postes ouverts, ce sont eux qui donnent le tempo.

À partir de ces besoins de recrutement, l'employeur peut alors décider comment activer son vivier de candidats.

👉 Deux approches sont possibles :

• La première consiste à cibler des candidats bien spécifiques, en s'appuyant sur une segmentation déjà existante dans l'ATS. Cette approche est particulièrement recommandée lorsqu'il s'agit de recruter sur un poste précis.

• La seconde, plus large, consiste à réactiver l'ensemble du vivier pour remettre en visibilité toutes les opportunités disponibles. Cette option peut être pertinente lorsque l'entreprise dispose de plusieurs offres à pourvoir sur différents métiers ou territoires. Dans ce cas, la diversité des opportunités devient un levier d'intérêt en soi.

_____Étape 2 : Connecter le chatbot aux postes à pourvoir

La deuxième étape consiste à préparer le chatbot pour qu’il puisse s’appuyer sur des opportunités réelles et à jour.

Il est impératif que le chatbot de recrutement soit directement connecté aux offres ouvertes de l’ATS. Ensuite, l’entreprise définit le point d’entrée du parcours candidat.

Selon la logique retenue à l’étape précédente, l’entrée peut se faire :

• soit par localisation (en donnant le code postal),

• soit directement par poste à pourvoir.

Ce choix n’est pas anodin : il conditionne la manière dont les offres seront présentées et dont les candidats se projettent dans le parcours. Il dépend souvent du volume d’opportunités et de la diversité des besoins exprimés en amont.

_____Étape 3 : Construire le parcours conversationnel

Une fois le cadre posé, l’entreprise peut enrichir le parcours selon ses objectifs :

• ajouter des éléments pour décrire le poste et le contexte,

• poser quelques questions de préqualification simples,

• proposer au candidat de postuler avec ou sans son CV.

L’ensemble de ce parcours est défini en amont à travers un prompt, qui permet de cadrer précisément le ton, les informations délivrées et les interactions attendues. Le chatbot ne fonctionne donc pas de manière générique : il applique un scénario pensé par l’entreprise, aligné avec ses pratiques de recrutement et ses contraintes opérationnelles.

Le chatbot démarre systématiquement par une étape clé : le candidat est informé et redonne son accord pour l’utilisation de ses données, conformément aux exigences RGPD. Cette étape permet de sécuriser la suite du parcours, sans alourdir l’expérience.

_____Étape 4 : Déclencher la relance et laisser le candidat décider

Une fois le chatbot prêt et les offres correctement reliées vient le moment de l'activation.

Le message envoyé est volontairement court  "Une nouvelle opportunité pour vous s’ouvre chez [Nom de l’entreprise]. Découvrez les dernières offres. ". Il contient ensuite un lien permettant d’accéder directement au chatbot de recrutement. Le lien ne renvoie pas vers une offre précise : il permet au candidat de découvrir les opportunités disponibles et de se positionner librement sur celles qui l’intéressent.

Ainsi, le choix reste au candidat :

• S'il choisit de ne pas répondre, le parcours s'arrête là.

• S'il décide d'entrer dans l'expérience, il accède immédiatement au chatbot.

_____Étape 5 : Qualifier les candidats via un échange conversationnel

Une fois dans le chatbot, le candidat échange de manière simple et progressive.

L'objectif est de qualifier sa recherche sans passer par un formulaire classique. Il reste libre à chaque étape : il peut consulter les offres et décider de postuler, avec ou sans CV, selon son choix.

Ce format fluide respecte le temps du candidat.

_____Étape 6 : Créer une nouvelle candidature directement dans l'ATS

Le candidat a postulé et terminé son parcours.

L'échange avec le chatbot aboutit à la création d'une nouvelle candidature, directement rattachée à l'offre concernée dans l'ATS.

Les informations recueillies lors de l'échange (réponses, localisation, éventuel CV) sont automatiquement intégrées.

Côté recruteurs, le candidat n'est plus un contact du vivier mais une candidature active, prête à être traitée dans le parcours de recrutement existant.

Application au cas concret Hippolyte.ai

Dans ce cas précis, l’objectif était de remettre en visibilité un volume important d’opportunités de recrutement, tout en laissant aux candidats la liberté de se positionner sur celles qui correspondaient le mieux à leur situation.

Pour répondre à cet enjeu, Hippolyte.ai a fait le choix d’une activation large du vivier en partant des postes ouverts dans l’ATS plutôt que d’une segmentation fine des profils. Ce parti pris permettait de valoriser la diversité des opportunités disponibles et de laisser le matching opérer naturellement, à partir des intentions exprimées par les candidats.

Le chatbot de recrutement a été configuré à partir des postes à pourvoir, avec une connexion directe à l’ATS afin de garantir des offres à jour. Le point de départ du parcours candidat a été volontairement simple : la saisie du code postal. Cette information permettait de rattacher immédiatement le candidat à un périmètre géographique pertinent et de filtrer les opportunités disponibles.

À partir de ce point d’entrée, le chatbot proposait au candidat les postes correspondant à sa localisation. Le candidat pouvait alors consulter les opportunités, affiner son choix et se positionner librement sur celle qui l’intéressait. Ce n’est qu’une fois ce choix effectué que le parcours était réellement engagé.

L’échange conversationnel permettait ensuite de préqualifier la candidature de manière progressive, sans formulaire classique. Le candidat avançait à son rythme, avec la possibilité de postuler avec ou sans CV, tout en conservant la maîtrise de son parcours.

Enfin, une fois la candidature validée, l’ensemble des informations issues de l’échange (localisation, réponses, éventuel CV) était automatiquement intégré dans l’ATS. Le candidat quittait alors le statut de contact du vivier pour devenir une candidature active, prête à être traitée par les recruteurs dans leur processus existant.

Ce qu’il faut retenir

Une relance de vivier performante ne repose pas sur un message plus insistant mais sur un parcours mieux pensé.

En combinant offres à jour, entrée conversationnelle simple et liberté de choix côté candidat, il devient possible d’activer un vivier existant de manière fluide, mesurable et durable.

FAQ

1. Qu’est-ce qu’un vivier de candidatures ?

Un vivier de candidatures est une base de profils déjà connus par l’entreprise, stockée dans un ATS ou dans un fichier Excel. C’est une mine d’or RH pour retrouver rapidement des profils qualifiés pour de futures opportunités.

2. Pourquoi le vivier de candidats est-il souvent sous-exploité et perd-il en pertinence avec le temps ?

Parce que les données deviennent vite obsolètes : les candidats changent de poste, de localisation, de disponibilité ou d’attentes, tandis que les recruteurs manquent souvent de temps pour mettre le vivier à jour.

3. Quelles règles RGPD faut-il respecter avant d’activer un vivier ?

Il faut informer clairement le candidat, obtenir son accord pour la conservation dans le vivier et garantir l’exercice de ses droits.

4. Combien de temps peut-on conserver un candidat dans un vivier de candidats ?

En pratique, la CNIL recommande jusqu’à 2 ans après le dernier contact, à condition que le candidat ait été informé et ait donné son accord.

5. Comment l’IA aide-t-elle à activer un vivier existant ?

L’IA facilite la relance, actualise les données au fil des échanges et améliore le matching entre les candidats et les postes ouverts.

6. Quel rôle joue un chatbot de recrutement IA dans l’activation du vivier ?

Le chatbot de recrutement IA permet au candidat d’exprimer sa situation, ses compétences, ses attentes et sa localisation, puis de postuler simplement ; si le parcours aboutit, une nouvelle candidature active est créée dans l’ATS de l'entreprise.